온보딩 담당자라면 고민하게 될 10가지 입사자 온보딩 문제 하편(5위~1위)

안녕하세요! 저는 입사자 온보딩 자동화 서비스인 '바인더(Binder)'를 만들고 있는 도티오 팀의 김민석이라고 합니다. 저희 팀은 온보딩 담당자님들께 도움을 줄 수 있는 서비스를 만들고자 다양한 기업의 담당자님들과 만나 인터뷰를 진행하면서 그분들이 입사자 온보딩을 진행할 때 어떠한 고민과 니즈를 갖고 계시는지 조사하였습니다. 저희가 공유해 드리는 인사이트가 이 글을 읽어주시는 담당자님께서 온보딩을 설계하고, 진행하실 때 꼭 도움이 되었으면 좋겠습니다.

그러면 바로 하편 내용 시작하여 온보딩 담당자님들이 겪고있는 문제 5위부터 다시 말씀드려보도록 하겠습니다.

5위. 제한된 리소스로 인한 온보딩 관리의 어려움

신규 입사자의 온보딩 과정에 제한된 예산과 인력으로 인한 어려움을 겪는 기업들은 현재 기존의 온보딩 업무를 처리하는 데에도 많은 부담을 느끼고 있어 신규 입사자들이 우리 회사에 온보딩을 잘하고 있는지 관심 갖거나, 온보딩 프로그램을 새롭게 개선할 여유를 내지 못하고 있는 상황입니다. 이를 해결하기 위해 다음과 같은 방안들을 적용해 볼 수 있습니다.

• 온보딩 업무 관련 채널 사용 기준 및 범위 정립 : 온보딩 업무에는 다양한 채널이 사용되고 있는데, 이러한 다양한 채널에서 신규 입사자 및 온보딩 담당자가 쉽게 관리할 수 있게 채널의 사용 기준과 범위를 명확히 구분한다면 필요한 데이터가 필요한 채널에 사용되고 저장되어, 다양하게 발생할 수 있는 혼란을 막고, 많은 시간을 절약할 수 있을 것입니다.
• 내부 인력 교육 및 상호 협력 : 기존 직원들을 멘토 및 버디로 활용하거나 다양한 부서 간 협력을 통해 기존에 개발되어 있는 온보딩 컨텐츠를 공유하고 재활용하여 온보딩 업무의 부담을 분담하고, 비용과 시간의 부담을 줄일 수 있습니다.
• 제도 및 프로세스 개선 : 온보딩 과정을 지속적으로 검토하고 개선하여, 불필요한 과정을 제거하거나 과정을 간소화함으로써 전반적인 온보딩 관리에 드는 리소스를 최소화할 수 있습니다.
• 반복적인 업무 자동화 : 다양한 자동화 도구를 활용하여, 신입사원들과 이해관계자들 간의 커뮤니케이션 코스트를 줄이고, 반복적인 작업을 자동화한다면 온보딩 프로세스의 효율성을 높일 수 있습니다.

저희가 인터뷰를 진행하면서 2~3명의 온보딩 담당자님들께서 1년에 200~300명이 넘는 신규 입사자 온보딩을 진행하고 계신 기업도 많이 발견할 수 있었습니다. 인터뷰를 진행하면서 그분들께서는 터무니없는 제한된 리소스를 가진 상황임에도 불구하고, 불평보다는 더 나은 방법을 계속해서 고민하고, 개선하고자 노력하시는 모습이 너무나 멋져 보였습니다. 이 온보딩 담당자님들처럼 온보딩 프로세스를 진행함에 있어 절약할 수 있는 리소스를 지속적으로 검토하고, 개선한다면 분명 신입사원들에게 그들이 만족할 만한 좋은 경험을 제공할 수 있을 것입니다.

4위. 신규 입사자와 온보딩 담당자 사이 발생하는 반복적인 커뮤니케이션 코스트

온보딩 담당자와 입사자 사이에 발생하는 반복적인 커뮤니케이션 코스트 때문에 온보딩 담당자는 다른 업무들이 지연되어 생산성이 저하되고, 신규 입사자는 소모적이고 부담되는 커뮤니케이션 방식에 회사에 대한 로열티가 감소하고, 의지와 참여감이 떨어질 수 있습니다. 어떻게 하면 이러한 고민을 해결하고 효율적으로 소통을 도모할 수 있을까요?

• 문제 상황 파악 후 매뉴얼 만들기 : 우선 온보딩 담당자가 신규 입사자와 소통할 때 어떤 부분에서 반복되는지, 어디서 반복적으로 커뮤니케이션 비효율성이 발생하는지 파악합니다. 이를 통해 개선할 부분을 찾아낸 후에는, 매뉴얼 및 템플릿을 만들어 보다 빠르게 대처할 수 있게끔 기존의 시스템을 개선합니다.
• 질문 및 정보 아카이빙 : 신규 입사자들이 자주 묻는 질문이나 필요로 하는 정보를 카테고리화, 위키화 시켜놓는다면, 신규 입사자들이 원하는 정보가 있을 때 온보딩 담당자와의 별도 커뮤니케이션 과정 없이 검색 및 탐색을 통해 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 효과적인 커뮤니케이션 도구 이용 : 온보딩 과정의 커뮤니케이션에 효율적인 채널 및 도구를 활용하여 신규 입사자들과 더 원활히 소통할 수 있게 합니다. 이를 통해 전달하고자 하는 정보를 바로 이해하고 습득할 수 있도록 도와주며, 참여와 참여감을 높입니다. 예시로 온보딩 질문 카톡방, 슬랙 질문 채널 등이 있습니다.

위 방안들을 활용하여 온보딩 프로세스에서의 반복적인 커뮤니케이션 코스트를 줄이고, 최적화된 소통을 도모함으로써 온보딩 담당자들의 업무를 효율화할 수 있고, 신규 입사자들의 만족도와 로열티를 높일 수 있습니다! 정기적 온보딩 프로세스 회고를 통해 과연 어디에서 리소스 낭비가 발생하고 있는지 찾아내는 것이 핵심일 것 같습니다!

3위. 신규 입사자 온보딩 과정 추적의 어려움

드디어 대망의 순위권 3위입니다 ㅎㅎ! 신규 입사자 온보딩 과정을 정확히 추적하고 관리하는 것은 많은 기업에게 어려움이 되고 있습니다. 몇몇 기업들은 별도의 적응도 평가 및 만족도 모니터링 과정 없이 입사자의 표정과 간단한 스몰톡만을 통해 입사자의 적응도를 가늠한다고 응답해 주시기도 하였습니다. 이러한 문제를 해결하기 위한 온보딩 과정을 효과적으로 추적하고 평가하는 다양한 방법들에는 무엇이 있을까요?

• 체계적인 모니터링 프로세스 도입 : 온보딩 과정을 모니터링할 수 있는 체계적인 시스템 구축을 통해 각 단계별 입사자들의 진행 상황을 더 정확하게 파악하여 신규 입사자가 얼마나 잘 적응하고 있는지에 대한 확인이 용이해집니다. 저희가 인터뷰를 했던 한 온보딩 담당자님께서는 보내드리는 자료 끝에 간단한 미션을 넣어 입사자가 미션을 수행하는 시간을 개별적으로 체크하는 식으로 해당 자료에 대한 숙지 여부를 판단한다고 말씀해 주시기도 하였습니다. 이 사례 말고도 주기적인 커피챗을 시행한다든지, 주변 실무자에게 잘하고 있는지 물어본다든지 등 각자만의 방식으로 입사자의 진행도를 체크하고 계셨습니다.
• 온라인 추적 툴 사용 : 디지털 기반의 온보딩 자료를 입사자에게 배부한 후, 추적 툴을 이용해 신규 입사자들의 온보딩 과정 진행 상황을 실시간으로 확인하고 관리할 수 있습니다. 이를 통해 직접적인 관리 프로세스가 간소화되고 효율성 있게 관리할 수 있습니다.
• 버디 피드백 수집 및 반영 : 신입사원들과 멘토, 버디들의 피드백을 주기적으로 수집하여 온보딩 과정을 잘 적응하고 있는지 체크합니다. 이를 통해 신규입사자에게 필요한 것을 더 잘 제공할 수 있고, 온보딩 과정을 개선하는 데 도움이 됩니다.

아마 위 방안들로도 신규 입사자가 정말 잘 온보딩하고 있는지 체크하기에는 한계가 있을 것 같다고 생각됩니다. 아무래도 입사자가 온보딩을 잘하고 있는지 체크하는 가장 좋은 방법은 신규입사자 한명 한명에게 늘 관심 갖고, 편하게 대해주어 그들이 먼저 우리에게 자신들이 필요로 하는 것을 선뜻 말할 수 있게 하는 분위기를 만들어 주는 것이 아닐까요?

2위.  온보딩 과정에서 사용되는 채널이 많아 혼란스러움

대망의 2위는 온보딩 과정에서 사용되는 채널이 많아 발생하는 혼란에 대한 이야기입니다. 온보딩 과정에서 다양한 채널을 사용하는 것은 온보딩 담당자들에게는 반복적이고 비효율적인 번거로움을 강요하고, 신입사원들에게는 그들이 정보를 습득하는데 혼란을 줍니다. 이를 해결하고 통일된 채널을 통해 원활한 온보딩 프로세스를 구성하기 위해 다음과 같은 방안들을 적용해 볼 수 있습니다.

• 온보딩 소통 창구 통일 : 온보딩 담당자들은 한 가지 소통 도구를 선택하여 온보딩 과정에서 일관된 경험을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 회사에서 사용하는 다양한 소통 채널 중 선정된 채널만 이용하면 되니 신규 입사자 입장에서는 소통 채널을 여러 곳을 살펴볼 필요가 없어져 학습과 소통이 원활해집니다.
• 통합 리소스 관리 시스템 구축 : 온보딩 관련 자료와 함께 다양한 정보를 한 곳에서 관리할 수 있는 통합 리소스 관리 시스템을 자체적으로 구축합니다. 이렇게 함으로써 신입사원들은 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있어 혼란을 최소화할 수 있습니다.
• 온보딩만을 위한 플랫폼 도입 : 만약 위처럼 자체적인 통합 리소스 관리 시스템을 구축하기 어렵다면, 온보딩 과정에서 필요한 대부분의 기능을 통합해 놓은 온보딩에 특화된 플랫폼을 회사에 도입하여 체계적이고 일관된 온보딩 컨텐츠를 제공할 수 있습니다. 또한 여러 채널을 사용할 필요가 없어져 혼란으로부터 자유로워질 수 있을뿐더러 이를 통해 신규 입사자들은 온보딩에 필요한 모든 정보를 한 곳에서 찾을 수 있습니다.

이러한 방안들을 적용하여 온보딩 과정에서 다양한 채널로 인한 온보딩 담당자와 신규 입사자들의 혼란을 해결하고, 원활한 학습 환경을 제공할 수 있습니다!

1위. 입사자의 팀, 직무별 온보딩 과정의 차이 때문에 발생하는 혼란

두구두구두구...!! 드디어 기다리고 기다리던 대망의 1위입니다!!!

많은 기업의 온보딩 담당자들은 팀별로 온보딩 과정과 퀄리티의 차이에 대해 고민하고 있습니다. 어떤 팀은 따뜻하고 지지력 있는 온보딩을 제공하며, 다른 팀은 그렇지 못한 경우가 있습니다. 이러한 차이를 줄이기 위해 팀, 직무별 온보딩 프로그램에 대한 개선이 필요합니다. 그중 저희가 조사한 현재 가장 많은 온보딩 담당자들이 겪고 있는 문제인 '입사자의 팀, 직무별 온보딩 과정의 차이 때문에 발생하는 혼란'에 대해 이야기해 드리고자 합니다.

회사의 규모가 크고 여러 팀, 직무들이 있을 경우, 각 팀과 직무별로 온보딩 프로세스가 다를 수 있습니다. 이런 차이는 신입사원들에게 혼란을 줄 뿐만 아니라, 팀 온보딩을 지원하는 온보딩 담당자에게는 '어떻게 하면 입사자들이 모두 만족하는 팀 온보딩을 받게 할 수 있을까?'에 대한 고민을 안겨줍니다. 그 이유는 다음과 같습니다.

• 팀별 문화 및 기준의 이해도 차이 : 각 팀별로 개성이 강하고 독립적인 문화, 프로세스를 가지고 있을 가능성이 높습니다. 이에 따라 신규 입사자들은 온보딩 과정에서 각 팀의 커뮤니케이션 방식이나 업무 수행 방식을 이해하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 더불어, 온보딩 담당자들도 각 팀의 특성을 정확히 파악하는 데 어려움을 겪을 경우가 많습니다.
• 일관성 부족 : 팀, 직무별로 온보딩 과정이 체계적이고 완성도 있지 않을 경우, 신규 입사자들에게 같은 경험과 기회를 제공하기 어렵습니다. 후에 서로 소통할 상황에서 기본적인 개념이나 정보가 일관되지 않으면 혼선이 생길 수 있습니다.
• 학습 곡선의 차이 : 직무와 팀별로 요구하는 역량이 다르기 때문에, 목표로 하는 학습 곡선도 당연히 다릅니다. 온보딩 담당자 입장에서는 이러한 차이를 고려하여 적절한 교육 및 연수 기회를 마련하기가 어렵습니다.

이 문제를 해결하기 위해, 여러 팀과 직무별로 효과적인 온보딩 프로세스를 설계하는 것이 중요합니다. 이를 위해 소통, 협력 그리고 체계적인 기획과 실행력이 매우 중요하다고 꼽을 수 있습니다. 또한, 온보딩에 참여하는 모든 이해관계자들이 일관된 목표를 지향하는 것도 중요한 부분입니다.

• 공통되는 온보딩 템플릿 구축 : 전사적인 기본 온보딩 템플릿을 구축하여, 신입사원들이 기본적인 업무 프로세스와 회사 문화를 바탕으로 이해할 수 있는 통일된 온보딩 과정을 제공합니다. 그 후 각 팀, 직무별로 필요한 부분만 추가적으로 교육하면, 일관성 있는 온보딩 경험을 제공할 수 있게 됩니다.  
• 멀티 팀 협업 및 정보 공유 : 서로 다른 팀, 직무의 온보딩 담당자들끼리 함께 협업하여, 교육 자료를 만들고, 커뮤니케이션 방법 등을 공유합니다. 이를 통해 팀 간 업무 수행 방식이나 커뮤니케이션 이해도 차이를 줄일 수 있으며, 전체 온보딩 프로세스의 퀄리티를 높일 수 있습니다.
• 팀 및 직무별 맞춤형 교육 프로그램 제공 : 전문가와 함께 신규 입사자들이 겪게 될 전문 지식이나 업무 스킬 등을 교육하는 맞춤형 프로그램을 설계합니다. 이를 통해 신규 입사자들은 팀별, 직무별로 구분되면서도 전문성 있는 온보딩을 수행할 수 있고, 더욱 원활하게 업무에 적응할 수 있게 됩니다.

전체적으로는 통일된 온보딩 경험을 가져가면서도, 각각의 팀과 직무에서 경험할 수 있는 최고의 온보딩 프로그램을 어떻게 구축할지는 끊임없이 고민해야 하는 숙제라고 생각합니다.

'온보딩 담당자라면 고민하게 될 10가지 입사자 온보딩 문제'를 마치며

여태까지 다양한 기업들의 조직문화 및 온보딩 담당자와의 인터뷰를 통해 얻은 온보딩 과정에서 겪고 있는 10가지 불편에 대해 순위별로 알아보았습니다. 오늘 다룬 문제 외에도 많은 불편을 말씀해 주셨는데, 기회가 된다면 추후에 다른 글에서 다뤄보도록 하겠습니다 :)

온보딩은 신규 입사자의 회사에 대한 첫인상을 결정짓는 중요한 단계이며, 이는 신규 입사자로 하여금 이후 회사에 대한 좋은 인상을 갖게하여 회사에 대한 로열티와 회사에 기여하고자 하는 마음이 자연스럽게 증가하게끔 만듭니다. 얼른 더 많은 회사에서 온보딩에 대한 중요성을 인지하고 개선하여, 온보딩 과정을 통해 새롭게 입사하는 모든 신규 입사자들이 입사 후 '내가 회사에 꼭 필요한 존재였구나'라는 생각을 가질 수 있었으면 좋겠습니다.

이 글을 읽어주신 모든 HR 관계자 여러분께 깊은 감사를 드리며, 이 글이 어떠한 방식으로든 여러분이 읽은 시간보다 더 큰 가치로 쓰일 수 있으면 좋겠습니다. 앞으로도  조직문화 담당자님들, 온보딩 담당자님들께 도움이 될 수 있는 컨텐츠로 종종 찾아뵙겠습니다 :)

+ 인터뷰에 응해주신 54개 기업의 온보딩 담당자님들 정말 감사드립니다! 꼭 여러분께 필요한 서비스 만들어서 말씀해 주신 불편들 해결해 드리도록 노력하겠습니다!! :)

감사합니다.