온보딩 담당자라면 고민하게 될 10가지 입사자 온보딩 문제 상편(10위~6위)

안녕하세요! 저는 입사자 온보딩 자동화 서비스인 '바인더(Binder)'를 만들고 있는 도티오 팀의 김민석이라고 합니다. 저희 팀은 온보딩 담당자님들께 도움을 줄 수 있는 서비스를 만들고자 다양한 기업의 담당자님들과 만나 인터뷰를 진행하면서 그분들이 입사자 온보딩을 진행할 때 어떠한 고민과 니즈를 갖고 계시는지 조사하였습니다. 저희가 공유해 드리는 인사이트가 이 글을 읽어주시는 담당자님께서 온보딩을 설계하고, 진행하실 때 꼭 도움이 되었으면 좋겠습니다.

체계적인 온보딩 프로그램이 중요한 이유?

코로나19 팬데믹을 거치며 베이비붐 세대의 앞당긴 은퇴와 MZ 세대의 워라밸을 중시하여 쉽게 퇴사를 결정하는 문화가 맞물려 '대퇴사 시대'라는 말이 한국에서까지 유행하게 되었습니다.

이러한 상황에서 각 기업의 인사담당자들은 회사에 대한 임직원들의 로열티를 증진하여 직원들의 이탈을 막기 위해 인터널 브랜딩을 포함한 차별화된 복지 및 조직문화를 구축해 나아가고 있습니다.

특히나 처음 회사에 입사 후, 앞으로 자신과 함께 성장할 회사의 이미지를 그려 나아가는 단계인 '온보딩 기간'은 회사 입장에서 보면 입사자를 검증하는 '수습 기간'이지만, 반대로 신규 입사자들의 입장에서는 '이 회사에 정말 다니고 싶은가?'에 대한 물음의 답을 찾는 단계이기도 합니다.

인크루트에서 시행한 설문조사의 통계를 보면, MZ세대 신입사원 중 75%가 입사 후 약 3개월 이내에 회사의 퇴사 여부를 결정한다고 답했습니다.

최근 한국에서도 신규 입사자의 초기 이탈 문제 및 로열티 부족 문제가 심화되고 있는데, 각 회사의 경영진 및 인사팀 또한 이를 인지하고 기존의 온보딩 프로그램을 개선하려는 의지를 보이고 있습니다.

신규 입사자의 온보딩을 직접 설계하고, 관리하는 실무자인 온보딩 담당자들 또한 분명 이 트렌드에 깊이 공감하고 있지만, 그들이 처한 다양한 문제들 때문에 개선을 위한 리소스를 투입하기 어려운 상황입니다.

또한 새롭게 온보딩 프로그램을 리뉴얼한 회사의 온보딩 담당자더라도, 각자만의 다양한 페인포인트와 니즈를 갖고 있다는 것을 발견하였습니다.

저희 도티오 팀은 이러한 온보딩 담당자 분들이 겪고 있는 불편점들을 깊이 이해하고, 알아보기 위해 그들이 왜, 어떤 상황에서, 어떤 불편을 겪고 있는지 인터뷰를 진행하였습니다.

온보딩 담당자들이 입사자 온보딩 과정에서 겪고 있는 불편 Top 10 !

그러면 이제 본격적으로 저희 팀이 인터뷰한 신규 입사자 온보딩을 담당하는 조직문화 담당자님들께서 어떤 온보딩 과정에서의 불편 때문에 고민을 하고 계신지 10위부터 차례차례 알아볼까요?

10위. 다가가기 힘든 내향적 성격의 신규 입사자

회사에서 신규 입사자들의 적응 과정 중 고려해야 할 요소 중 하나는 그들의 성격입니다. 온보딩 담당자들은 각자 나름의 노하우로 최선을 다해 입사자들이 다른 팀원들과 원만한 관계를 형성할 수 있도록 다양한 온보딩 이벤트를 시행합니다. 대부분의 신규 입사자의 경우 시간이 지나며 팀원들과 자연스럽게 친밀감을 형성하지만, 간혹 입사자 가운데 내향적인 성격을 가진 분들은 다양한 온보딩 이벤트를 부담스러워하며, 회사의 조직에 적응하는 데 어려움을 겪는 경우가 있습니다.

온보딩 담당자 입장에서 소극적인 성향의 입사자는 온보딩 프로그램을 참여하라고 하기에는 부담이라 느낄 것 같고, 어떤 말을 걸어도 수동적이기에 다소 난처함을 느낀다고 합니다. 이러한 문제를 해결하고, 이들이 안정적으로 회사 환경에 적응할 수 있도록 도와주기 위해서는 아래와 같은 방법들을 생각해 볼 수 있습니다.

• 소규모 교육 시행 : 대규모의 교육보다는 원온원, 커피챗과 같이 작은 그룹 활동으로 이루어지는 교육을 시행하면, 내향적인 신입사원들도 부담 없이 참여하고 의견을 나눌 수 있습니다. 이를 통해 소통 능력을 키우고 동료들과의 관계를 형성하게 됩니다.
• 버디 및 멘토링 제도 활용 : 실무에 익숙한 선배 직원들에게서 직접적인 도움과 조언을 받을 수 있는 멘토링 제도를 활용하여, 신규 입사자들의 적응 과정을 돕습니다. 회사생활 중 발생하는 사소한 궁금증을 해결해 주고, 늘 자신을 케어 해주는 멘토 및 버디를 통해 신입사원들은 회사 생활에 좀 더 빠르게 적응하고 동료와 의사소통을 원활하게 할 수 있게 됩니다.
• 시간을 두고 지켜보기 : 내향적인 성격의 신규 입사자 같은 경우, 적극적으로 다가가서 다양한 액티비티를 통해 적응을 서두르게 하기보다는, 그들이 회사 생활에 스스로 적응할 수 있는 시간과 공간이 필요합니다. 마음의 여유를 가지고 지켜보며, 한 발짝 떨어져서 필요한 지원과 도움을 제공해 주시면 어떨까요?
• 적극적인 응원과 격려 : 소극적 성향을 가진 신규 입사자들이 회사 생활에 적응하는 데 필요한 원동력 중 하나는 동료들의 응원과 격려입니다. 상사와 동료들이 내향적인 성격의 신입사원들을 포함하여 포괄적인 응원과 격려를 전달하면, 그들은 자연스럽게 소속감을 느끼고, 회사의 조직문화에 잘 스며들 수 있을 것 같습니다.

위의 방법들을 통해 내향적 성격의 신규 입사자들도 회사에 원활하게 적응할 수 있도록 도와준다면, 그들은 근시일내에 잘 적응해서 팀 전체의 성장과 회사의 발전에 온전히 그들의 역량을 기여할 수 있을 것입니다!

9위. 반복적이고 소모적인 온보딩 과정

온보딩 프로세스는 어떻게 구성되고 얼마나 체계적으로 관리되는지에 따라 신규 입사자들의 적응도와 회사에 대한 로열티 형성에 큰 영향을 끼칩니다. 그러나 반복적이고 소모적인 온보딩 준비 과정으로 인해 인사담당자들의 리소스가 많이 소모되어 정작 가장 신경 써야 할 입사자들에게 충분한 관심을 주지 못하고 있다는 점이 온보딩 담당자들의 큰 고민 중 하나로 자리 잡았습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 효율적이고 경제적인 신규 입사자 온보딩 프로세스 관리에 대해 고민하고, 다음과 같은 방안들을 생각해 볼 수 있습니다.

• 온보딩 프로세스 디지털화 및 표준화 : 온보딩 과정에서 사용되는 수많은 서류작업, 교육 자료 등을 디지털화하고 표준화하는 작업을 통해, 관련 자료를 쉽게 관리하고 업데이트할 수 있도록 합니다. 이에 따라 작업 효율성이 증가하며 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
• 자동화 활용 : 일정, 메일 등 반복적인 업무를 자동화 시스템을 통해 처리함으로써, 반복적인 과정에 소요되는 리소스를 줄여 신규 입사자에게 좀 더 자주 휴먼터치를 제공해 줄 수 있는 여유를 가질 수 있습니다.
• 불필요한 프로세스 축소 및 개선 : 지속적으로 온보딩 프로세스를 검토하고 개선하면서, 너무 복잡하거나 불필요한 단계를 줄이고 간소화하여, 전체적인 프로세스에 따른 인력과 시간 소모를 줄일 수 있습니다.
• 협력 및 재활용 : 다양한 부서와 협력하며 이미 개발된 교육 컨텐츠를 공유하거나 재활용하여, 새로운 컨텐츠 제작에 드는 시간과 비용을 절감할 수 있습니다.
• 외부 온보딩 프로세스 자동화 서비스 도입 : 온보딩의 전반적 과정을 통합하여 관리할 수 있는 전문 온보딩 솔루션 서비스를 도입하여 반복적으로 발생하는 리소스 낭비를 절약할 수 있습니다. 외부 서비스를 적절히 잘 도입한다면 온보딩 프로세스에서 발생하는 시간적, 경제적 리소스의 절약은 물론, 온보딩 과정에서의 신규 입사자들의 온보딩 경험에 대한 만족도 또한 높일 수 있습니다. 대표적인 온보딩 자동화 서비스로는 해외에는 여러 가지 툴이 있고, 국내에는 Binder(바인더)가 있습니다.

온보딩 담당자들이 현재 진행되는 온보딩 업무 중 자동화 가능한 업무와 자동화 불가능한 업무를 잘 구분하고, 자동화 가능한 업무를 좀 더 효율적으로 자동화하기 위한 고민과 노력을 한다면 효율적이고 경제적인 온보딩 프로세스를 구축할 수 있을 것입니다. 온보딩 담당자들이 이러한 접근 방식을 적극 도입하며, 신입사원들에게 더 나은 온보딩 경험을 제공할 수 있으면 좋겠습니다.

8위. 온보딩 관련 이해관계자와 일정 조율의 어려움

온보딩 담당자들이 직면하는 고충 8위는 각 신규 입사자마다 다양한 이해관계자들과 일정을 조율하는 것입니다. 신규 입사자들이 회사에 잘 적응할 수 있도록, 온보딩 프로세스에서 팀장, 조직장, 멘토, 버디와 같은 여러 이해관계자들이 온보딩 프로그램에 참여하는데, 그들과의 일정 조율이 쉽지 않다고 합니다. 이 문제를 해결하기 위해 다음과 같은 방안들을 시도해 볼 수 있습니다.

• 일정 조율을 쉽게 도와주는 툴 활용 : 온보딩 담당자들은 이해관계자들과 신규 입사자들 모두의 일정을 고려하여 매번 이벤트가 있을 때마다 양측이 만족할 만한 일정이 확정될 때까지 번거로운 조율 과정을 거쳐야 했습니다. 이러한 소모적인 일정 조율 과정을 최소화하기 위해 비즈니스 일정 서비스 되는시간 및 공유캘린더 기능을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 신규 입사자의 온보딩과 관련된 모든 이해관계자들이 더 쉽게 일정을 확인하고 변경할 수 있어 일정 조율의 어려움을 완화할 수 있습니다.
• 신규 입사자 입사일 기준으로 관련 일정을 미리 정해놓기 : 온보딩 프로그램을 설계하면서 일정 변경이 어렵거나 중요한 일정 같은 경우에는 입사자의 입사일을 기준으로 일정을 미리 정해놓는 방법으로 일정 조율에 소모되는 리소스를 줄일 수 있습니다. 가령, '입사일 기준 업무일 30일, 60일, 90일 일자에 신규입사자는 입사자가 속해있는 팀의 팀장과 원온원 미팅을 시행한다'라는 일정을 미리 정해놓고 사전에 이해관계자들이 미리 일정을 인지할 수 있도록 리마인드 메일을 보내주는 방법으로 번거로운 일정 조율에 소모되는 리소스를 상당 부분 절약할 수 있습니다. 하지만 이러한 고정된 일정이 너무 많아진다면 현업에 계신 이해관계자들에게는 부담이 되고, 동시에 신규 입사자들에게는 우리 회사의 운영방식이 딱딱한 느낌으로 보일 수 있습니다.
• 규칙 및 원칙 협의하기 : 온보딩 프로그램을 설계할 때, 여러 이해관계자들과 온보딩 관련 일정 변경이나 참여에 관한 규칙 및 원칙을 협의하고 공유함으로써 온보딩 일정 관련 기대치를 명확하게 설정하여 일정 조율 과정이 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.
• 소통 채널 일원화 : 업무 및 일정 관련 문의, 조율이 필요할 경우 사용되는 소통 채널을 통일하면, 모든 당사자들이 필요한 정보에 쉽게 접근할 수 있으며, 온보딩 담당자를 통해서 소통하는 것이 아닌, 직접 소통을 통해 빠른 일정 조율을 기대할 수 있습니다.

온보딩 담당자들이 위와 같은 방안을 활용하면 다양한 이해관계자들과의 일정 조율에 있어 더 효율적으로 작업할 수 있을 것입니다. 이에 따라 온보딩 프로세스가 원활하게 진행되고, 신규 입사자에게 집중할 리소스를 확보하여 신규 입사자에게 있어 더 좋은 온보딩 경험을 제공할 수 있게 됩니다.

7위. 멘토 및 버디 별 신규 입사자 케어의 수준 차이로 인한 일관되지 못한 팀 온보딩 경험

멘토와 버디는 신입사원 온보딩 과정에서 중요한 역할을 합니다. 그러나 각 회사, 부서, 팀별로 멘토와 버디의 신규 입사자 케어의 수준 차이가 존재하여 일관되지 못한 팀 온보딩 경험이 발생할 수 있습니다. 이를 해결하기 위해 다음과 같은 방안들을 통해 해결책을 고민해 볼 수 있습니다.

• 명확한 지침 및 교육 : 멘토와 버디에게 신입사원이 받아야 하는 온보딩에 관한 명확한 지침과 교육, 그리고 보상을 제공함으로써 신규 입사자에게 제공되는 서비스 수준을 통일시키고, 동기를 부여할 수 있습니다.
• 멘토 및 버디끼리 어울릴 수 있는 회고의 장 마련 : 멘토 및 버디끼리 모일 수 있는 자리를 마련해주는 것도 버디를 고양시킬 수 있는 좋은 방법 중 하나입니다. 평가를 위한 상호 피드백이 아닌, 버디로서의 고민이나 회고를 할 수 있는 장을 마련해 줌으로써 버디로서 책임감을 갖고, 자유롭게 갖고 있는 고민을 나눌 수 있습니다. 이러한 버디 간 회고의 장을 통해 각 부서별, 직무별 입사자 케어의 수준 차이를 개선하고 평준화할 수 있습니다.
• 적절한 온보딩 시간 배정 : 멘토 및 버디의 입장에서 신규 입사자를 케어하는 동시에 본인의 업무를 지장 없이 처리하는 것이 어렵고, 부담될 수 있습니다. 멘토와 버디에게 온보딩과 관련된 활동을 수행할 업무시간 외의 적절한 시간과 보상을 배정한다면, 그들이 버디 역할을 맡게 되어도 온전히 업무에 집중할 수 있게끔 할 수 있습니다. 가령, 점심 식사비를 넉넉히 제공하여 입사자와 즐거운(?) 런치타임을 가지며 버디로서 입사자를 도와줄 수 있게끔 하는 프로그램을 예로 들 수 있을 것 같습니다.
• 케이스 스터디(사례) 공유 : 우수한 활동을 보여준 멘토 및 버디의 활동 내용을 정리하여 전체 팀에 공유함으로써, 다른 멘토와 버디들도 동기부여 되거나, 참고할 수 있게 합니다. 이렇게 하여 신입사원에게 제공되는 서비스 수준을 상향 평준화시키고 모든 버디가 신규 입사자에게 좋은 온보딩 경험을 제공할 수 있도록 돕습니다.

일관되지 못한 부서별, 팀별 온보딩 경험에 관한 고민을 이러한 방법들을 통해 해결할 수 있다면, 신규 입사자들의 복지 개선과 소속감 제고에 크게 도움이 될 것입니다.

6위. 한 번에 쏟아지는 온보딩 자료로 인한 입사자의 습득력 저하

많은 기업들은 온보딩 과정에서 신입사원들에게 한 번에 방대한 정보를 제공하곤 합니다. 대체로, 80~100쪽 분량의 자료를 읽고 숙지하도록 요구하기도 하는데, 이런 방식은 신입사원들의 습득력 저하를 초래할 수 있습니다. 이 문제를 해결하기 위한 다양한 방안들을 생각해 볼 수 있습니다.

• 단계별 제공(마이크로 러닝) : 자료를 여러 단계로 나누어 체계적으로 제공함으로써, 신입사원들이 한 번에 학습해야 할 학습 부담을 줄입니다. 이를 통해 비교적 쉬운 내용부터 차츰적으로 복잡한 업무 지식까지 습득하게 할 수 있습니다.
• 인터랙티브 교육 : 단순 노션 글이나 종이 자료가 아닌, 동영상이나 콘텐츠 플랫폼을 활용하여 온보딩 교육과정을 인터랙티브하고 재밌는 방식으로 제공합니다. 이를 통해 신입사원들이 좀 더 쉽고 빠르게 정보를 이해할 수 있습니다.
  
• 정기적인 피드백 및 평가 : 온보딩 과정에서 신입사원들이 자료를 익힐 때마다 피드백과 평가를 실시하여 지속적인 개선을 도모하게 합니다. 이 과정에서 게이미피케이션 요소(퀴즈, 골든벨, 미션 등)를 이용한다면, 입사자들이 자신이 평가받는다는 인식에서 벗어나 재밌게 온보딩 과정을 온전히 수행할 수 있을 것입니다. 이를 통해 신입사원들의 학습 과정이 더 원활해질 것입니다.

신입사원들에게 적절한 양과 내용의 온보딩 경험을 제공하기 위해 지속적으로 고민하고 실험해 가면서, 앞으로 온보딩 과정을 지속적으로 개선해 나아간다면 분명 신규 입사자의 회사에 대한 로열티는 증가할 것이고, 초기 이탈률은 떨어질 것입니다. 이와 같은 노력은 신규 입사자들의 업무 습득력 및 만족도 향상, 조직 내 빠른 적응에 크게 기여할 것입니다.

온보딩 담당자님들께 양질의 컨텐츠를 제공하기 위해 내용을 추가하다 보니 글이 많이 길어져 편을 나누게 되었습니다!

5위부터 1위까지의 내용은 다음 포스팅인 '온보딩 담당자라면 고민하게 될 10가지 입사자 온보딩 문제 하편'을 확인해 주세요 :)